Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại – Những điều cần lưu ý

0
Mã giảm giá tại Kyna.vn click xem.
Blog Kyna tặng bạn đọc voucher giảm giá 30% tất cả khóa học tại trang chủ Kyna.vn, nhập code BAIVIET30 tại phần thanh toán

*Lưu ý khi sử dụng mã

– Không áp dụng các khóa học đặc biệt, phần mềm, đối tác

– Một tài khoản chỉ được sử dụng 1 lần duy nhất

– Đơn hàng tối thiểu phải đạt 150k mới được giảm 30%

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp tiện lợi và rất phổ biến. Giống như cách nói chuyện trực tiếp, để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn bạn cũng cần phải trau dồi cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

Trong thời đại số như hiện nay, có thể nói giao tiếp qua điện thoại là một phần không thể thiếu của cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng có kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại thông minh, khéo léo – một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi cá nhân, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng trong kinh doanh.

Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Nếu là người tiếp nhận cuộc gọi, các bạn cần giữ cho mình thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời. Dưới đây sẽ là một số kỹ năng giao tiếp qua điện thoại  mà bạn cần nắm được:

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

  • Đừng để người gọi độc thoại: Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện vì vậy họ sẽ nói nhiều hơn, chủ động đi vào vấn đề và đặt câu hỏi cho bạn… Nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ dù chỉ là những câu nói ngắn gọn, thể hiện rằng bạn vẫn đang lắng nghe và hiểu họ muốn nói gì.
  • Giọng nói từ tốn, vừa phải: Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải. Đừng nói lớn quá khiến đối phương khó chịu, nhưng cũng đừng nói quá nhỏ đến mức họ không nghe rõ và phải hỏi lại, gây mất thời gian của cả hai.
  • Nghe với thái độ niềm nở, tích cực: Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại thì đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Ngữ điệu, lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ của bạn. Vì vậy niềm nở, tươi cười là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại rất quan trọng.
  • Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại: Việc ăn uống trong khi nói chuyện điện thoại có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn là làm gián đoạn cuộc nói chuyện. Điều này sẽ khiến đối phương cảm giác không được tôn trọng và có ấn tượng xấu về bạn.
  • Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt: Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết nào của cuộc trò chuyện.
  • Không bất ngờ gác máy: Một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khác mà bạn cũng cần lưu ý đó là không bất ngờ gác máy. Nếu không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối thật khéo léo.

Khi bạn là người gọi

Trên đây là những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong trường hợp bạn là người nghe. Vậy nếu là người gọi thì bạn cần có những kỹ năng gì?

  • Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi: Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn cần làm là chào và xưng danh tính rõ ràng . Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cần thiết để bắt đầu cho cuộc trò chuyện trôi chảy.
  • Cân nhấc giờ và thời điểm gọi: Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy.  
  • Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm: Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.
  • Chuẩn bị trước nội dung trao đổi: Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp diễn ra thuận lợi nhé.
  • Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi: Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không muốn mất điểm trong mắt của đối phương.

Dù là người nghe hay người gọi thì những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại sẽ giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Và Kyna sẽ luôn là người bạn đồng hành giúp bạn nâng cao những kỹ năng cần thiết này cho công việc.


  • Bạn sẽ học được gì?

    • Biết cách sáng tạo để tạo ra những câu chuyện, tình huống hài hước nơi công sở.
    • Biết cách dung hòa sự khác biệt để trở nên hòa hợp hơn với đồng nghiệp.
    • Biết cách xây dựng nội dung bài thuyết trình sao cho chặt chẽ, mạch lạc, hấp dẫn và sáng tạo.
    • Biết cách sử dụng các phương pháp hóa giải cảm xúc để sống hạnh phúc và thành công.

    Đối tượng

    • Muốn giao tiếp với mọi người xung quanh một cách tự tin và hiệu quả hơn
    • Muốn làm chủ cảm xúc trong mọi hoàn cảnh
    • Muốn nắm vững các nguyên tắc tâm lý học thuyết phục, thấu hiểu đối phương
    • Muốn có phong thái tự tin khi thực hiện bài thuyết trình
    • Muốn trở nên tinh tế và hài hước hơn

    ƯU ĐÃI ĐẾN 71%

    TRỌN BỘ 5 KỸ NĂNG GIAO TIẾP TỰ TIN VÀ HIỆU QUẢ

    Giảng viên Dương Ngọc Dũng, Tiến sĩ Tôn giáo học, ĐH Boston

    Giảng viên Nguyễn Thanh Minh, Đồng sáng lập DeltaViet Education Corporation

    Giảng viên Nguyễn Duy Khánh, Phó trưởng Ban đào tạo- Trung tâm đào tạo Bảo Việt, Tập đoàn Bảo Việt

    GIÁ CHỈ 499.000đ (học phí gốc 1.694.000đ)


    Bộ phận tư vấn sẽ liên hệ sớm với bạn. Mọi thông tin chi tiết hơn về khóa học sẽ được tư vấn thông qua cuộc gọi này

Share.