Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại – Những điều cần lưu ý

0

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp tiện lợi và rất phổ biến. Giống như cách nói chuyện trực tiếp, để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn bạn cũng cần phải trau dồi cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Nếu là người tiếp nhận cuộc gọi, các bạn cần giữ cho mình thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời. Dưới đây sẽ là một số kỹ năng giao tiếp qua điện thoại  mà bạn cần nắm được:

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

  • Đừng để người gọi độc thoại: Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện vì vậy họ sẽ nói nhiều hơn, chủ động đi vào vấn đề và đặt câu hỏi cho bạn… Nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ dù chỉ là những câu nói ngắn gọn, thể hiện rằng bạn vẫn đang lắng nghe và hiểu họ muốn nói gì.
  • Giọng nói từ tốn, vừa phải: Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải. Đừng nói lớn quá khiến đối phương khó chịu, nhưng cũng đừng nói quá nhỏ đến mức họ không nghe rõ và phải hỏi lại, gây mất thời gian của cả hai.
  • Nghe với thái độ niềm nở, tích cực: Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại thì đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Ngữ điệu, lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ của bạn. Vì vậy niềm nở, tươi cười là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại rất quan trọng.
  • Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại: Việc ăn uống trong khi nói chuyện điện thoại có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn là làm gián đoạn cuộc nói chuyện. Điều này sẽ khiến đối phương cảm giác không được tôn trọng và có ấn tượng xấu về bạn.
  • Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt: Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết nào của cuộc trò chuyện.
  • Không bất ngờ gác máy: Một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khác mà bạn cũng cần lưu ý đó là không bất ngờ gác máy. Nếu không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối thật khéo léo.

Khi bạn là người gọi

Trên đây là những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong trường hợp bạn là người nghe. Vậy nếu là người gọi thì bạn cần có những kỹ năng gì?

  • Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi: Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn cần làm là chào và xưng danh tính rõ ràng . Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cần thiết để bắt đầu cho cuộc trò chuyện trôi chảy.
  • Cân nhấc giờ và thời điểm gọi: Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy.  
  • Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm: Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.
  • Chuẩn bị trước nội dung trao đổi: Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp diễn ra thuận lợi nhé.
  • Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi: Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không muốn mất điểm trong mắt của đối phương.

Dù là người nghe hay người gọi thì những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại sẽ giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Và Kyna sẽ luôn là người bạn đồng hành giúp bạn nâng cao những kỹ năng cần thiết này cho công việc.

BÌNH LUẬN
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại – Những điều cần lưu ý
5 (100%) 1 vote

Share.
close-link