Kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại – Nghệ thuật thuyết phục

0

Trong thời đại số như hiện nay, có thể nói giao tiếp qua điện thoại là một phần không thể thiếu của cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng có kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại thông minh, khéo léo – một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi cá nhân, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng trong kinh doanh.

Khi bạn là người nhận cuộc gọi

Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần ghi nhớ một số kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại như sau:

– Đừng để người gọi độc thoại

Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe. Những câu trả lời dù ngắn nhưng cũng thể hiện cho người gọi biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ.

– Giọng nói từ tốn, vừa phải

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó, hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá, nhưng cũng đừng quá nhỏ.

– Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.

– Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt

Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện.

– Không bất ngờ gác máy

Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và có cảm giác không được tôn trọng.

Khi bạn là người gọi

Để có được cuộc giao tiếp thành công bạn cần lưu ý rèn luyện những kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại  như:

– Xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn nên làm là chào hỏi và xưng danh tính rõ ràng để họ nắm được thông tin của bạn. Tiếp đó, hãy nhắc lại thông tin cá nhân của người nghe để xác nhận rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ.

– Cân nhấc giờ và thời điểm gọi

Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như mong muốn.  

– Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.

Khi trò chuyện cũng nên luôn nở nụ cười, tuy đối phương không nhìn thấy bạn nhưng họ vẫn cảm thấy được bạn đang nói chuyện với họ bằng thái độ như thế nào.

– Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ.

– Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.

Trong kinh doanh kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng. Đó còn là phương tiện giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé.

BÌNH LUẬN
Kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại – Nghệ thuật thuyết phục
Đánh giá bài viết

Share.
close-link