Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

0
Mã giảm giá tại Kyna.vn click xem.
Blog Kyna tặng bạn đọc voucher giảm giá 30% tất cả khóa học tại trang chủ Kyna.vn, nhập code BAIVIET30 tại phần thanh toán

*Lưu ý khi sử dụng mã

– Không áp dụng các khóa học đặc biệt, phần mềm, đối tác

– Một tài khoản chỉ được sử dụng 1 lần duy nhất

– Đơn hàng tối thiểu phải đạt 150k mới được giảm 30%

Cuộc họp là nơi mọi người trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề nào đó. Muốn cuộc họp thành công, tiết kiệm thời gian và chi phí đòi hỏi người chủ trì phải có những kỹ năng điều hành cuộc họp cơ bản.

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp

 Kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng đầu tiên chúng tôi muốn nhắc đến ở đây là khả năng xác định mục tiêu và các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn sẽ có thể xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian.

Chuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họp

 Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, một phần rất quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị.

Bạn cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết. Ngoài ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu cũng phải được chạy thử để đảm bảo hiệu quả trong suốt buổi họp.

Ngoài người điều hành cuộc họp, các thành viên tham gia cũng nên chuẩn bị sẵn những nội dung cần báo cáo, các câu hỏi thảo luận,…

Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia

 Kỹ năng điều hành cuộc họp tiếp theo là khả năng tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp để các thành viên tham dự nắm được nội dung cũng như có thời gian chuẩn bị.

Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý để mọi người chuẩn bị tài liệu liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Để tránh xảy ra trường hợp đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp các bạn cần thông báo cụ thể thời gian và địa điểm đến từng người tham dự.

Đây cũng là một kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng, cần hết sức lưu ý.

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Phát huy vai trò của người chủ trì

 Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để.

Linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp, tránh nảy sinh mâu thuẫn cũng là một kỹ năng điều hành cuộc họp cần có ở người chủ trì.

Cử thư ký cuộc họp

 Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề liên quan. Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt cũng có thể nắm được nội dung chi tiết của cuộc họp.

Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến

 Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung.

Một người có kỹ năng điều hành cuộc họp là người có khả năng khiến cho không khí cuộc họp trở nên hào hứng và sôi nổi với sự tham gia đóng góp ý kiến tích cực từ các thành viên tham gia cuộc họp.

Lắng nghe và tổng hợp ý kiến

Chủ trì cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của những người khác. Mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau.

Vì vậy, một kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng khác mà bạn cần trau dồi đó là lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét.

Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp

 Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận.

Một cuộc họp diễn ra suôn sẻ không chỉ phụ thuộc vào kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì mà thái độ của các thành viên tham gia cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Do đó, để phát huy vai trò hiệu quả của các buổi họp mọi người cần tích cực đồng lòng đóng góp, xây dựng. 

Share.