Kỹ năng báo cáo công việc, bạn đã biết?

0

Báo cáo dường như là công  việc bắt buộc của mỗi chúng ta khi đi làm. Tuy nhiên, bạn có thật sự hiểu ý nghĩa của việc làm này và có đang đối mặt với nó với sự khổ sở, mệt mỏi? Những chia sẻ xoay quanh báo cáo cũng như những kỹ năng báo cáo công việc hiệu quả được chia sẻ trong bài viết, mời bạn tìm hiểu nhé!

1. Báo cáo là gì?

kỹ năng báo cáo công việc 3

Bạn đã thật sự biết về báo cáo?

Báo cáo là bản mô tả tình trạng công việc: kết quả hoặc quá trình thực hiện của một cá nhân hay một nhóm làm việc, nhằm giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu được thực sự mình đã làm được điều gì, điều gì đã xảy ra.

2. Tại sao cần có báo cáo?

  • Đối với tổ chức: đó là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các hoạt động của những người trong tổ chức.
  • Đối với người đọc: hiểu được hoạt động của tổ chức, kiểm soát được hoạt động của tổ chức và có thể đưa ra các phản ứng hợp lý.
  • Đối với người viết: tự mình nhìn nhận lại các hoạt động của cá nhân và tổ chức mình đã làm, đào sâu suy nghĩ về các hành động đó để có nhận thức sâu hơn về quá trình thực hiện và kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mình hơn nữa trong tương lai.

3. Một số chú ý

  • Ai tiếp nhận báo cáo?
  • Tính thời sự của báo cáo? ( Nghĩa là có kịp thời hay không): phản ánh chuyên đề: báo cáo sự chậm trễ.
  • Thời điểm nên báo cáo
    • Khi kết thúc công việc được giao.
    • Báo cáo tình hình hiện tại của công việc.
    • Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc.
    • Khi mắc lỗi.
    • Khi tiếp nhận những thông tin mới.
    • Khi tìm thấy biện pháp cải tiến mới cho công việc.
  • Phân biệt giữa Sự thật và Cảm xúc.
    • Sự thật là dữ liệu khách quan về sự vật.
    • Cảm xúc là nhận xét đánh giá chủ quan của người viết về sự vật đó.

=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra báo cáo sai.

Báo cáo không chỉ báo cáo việc tốt mà có cả sai lầm. Chúng ta không chỉ mãi ở tư thế người nghe mà hãy tự mình báo cáo khi cần thiết. Vì vậy, ta cần học cách báo cáo, liên lạc một cách thông minh kịp thời và không gây khó chịu cho người khác.

4. Các cách báo cáo

Có 2 cách báo cáo: nói và viết

  • Trao đổi nói: trong trường hợp khẩn cấp, quan trọng , bạn hãy sử dụng lời nói. Bắt đầu trình bày từ kết luận => quá trình => hoàn cảnh (nguyên nhân). Khi báo cáo nên sử dụng cách nói “tôi nghĩ”, “tôi cảm thấy”, đặc biệt khi đang nói về lỗi của cấp trên hay của đồng nghiệp khác, vì như vậy thể hiện đó chỉ là ý kiến cá nhân của bạn.
  • Trao đổi viết: trường hợp nội dung báo cáo phức tạp cần sử dụng sơ đồ, biểu đồ để dễ hiểu thì nên sử dụng cách viết.

Khi viết báo cáo cần lưu ý:

  • Kiểm tra đảm bảo độ chính xác, xác nhận thời gian để hoàn thành.
  • Viết dễ hiểu, ngắn gọn, đúng trọng tâm để chắc chắn người đọc báo cáo sẽ hiểu được những gì bạn viết.
  • Vừa tiếp thu cách làm việc, lịch trình công việc của thành viên trong team, vừa suy nghĩ cách báo cáo cho phù hợp.

5. Ngôn ngữ khi viết báo cáo

kỹ năng báo cáo công việc 1

Vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác nên bạn hãy sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu nhé!

Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương. Vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác. Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những số liệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có tính khoa học.

Viết báo cáo chính là tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc của bạn. Vì thế khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng  trong quá trình học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo được hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến đó.

Kyna.vn sưu tầm và biên tập

BÌNH LUẬN
Kỹ năng báo cáo công việc, bạn đã biết?
5 (100%) 2 votes

Bài viết có thể bạn đang quan tâm
Kỹ năng viết báo cáo công việc một cách hoàn hảo nhất

Thực đơn kết hợp ăn dặm kiểu Nhật và BLW cho bé dưới 1 tuổi

Kỹ năng sáng tạo trong công việc, rèn luyện bằng cách nào?

Close