Hướng dẫn sử dụng chức năng Find and Replace trong Excel

0
Mã giảm giá tại Kyna.vn click xem.
Blog Kyna tặng bạn đọc voucher giảm giá 30% tất cả khóa học tại trang chủ Kyna.vn, nhập code BAIVIET30 tại phần thanh toán

*Lưu ý khi sử dụng mã

– Không áp dụng các khóa học đặc biệt, phần mềm, đối tác

– Một tài khoản chỉ được sử dụng 1 lần duy nhất

– Đơn hàng tối thiểu phải đạt 150k mới được giảm 30%

Banner excel tháng 6

Chức năng hàm Find and Replace là một trong các hàm cơ bản trong excel rất hữu ích khi bạn muốn tìm đến một vị trí xác định nào đó trong trang tính hoặc trong cả workbook.

Chức năng này khác với hàm Find và Hàm Search trong Excel , mà chúng ta đã học vì không phải viết hàm cho nó mà chỉ cần gọi hộp thoại Find and Replace bằng cách dùng tổ hợp phím CTRL + F.

Trước tiên ta làm quen với các kiểu tìm kiếm:

Ta chọn Tab Find để thực hiện chức năng tìm kiếm.

Ô Find What: Là ô dùng để nhập các từ khóa bạn muốn tìm kiếm.

Ví dụ:

Find and Replace

Find What:

 

==========

Bạn nhập vào chữ a và bấm nút Find Next thì Excel sẽ tìm đến ô đầu tiên chứa chữ a nếu tìm thấy.

Nếu bạn bấm vào nút Find All thì nó sẽ liệt kê tất cả kết quả tìm được bên dưới hộp thoại Find and Replace. Sau đó bạn dùng nút Find Next để rà soát lại tất cả các kết quả trả về để chọn lấy giá trị cần tìm, hoặc bạn có thể click chuột vào 1 trong các kết quả tìm kiếm để xem.

I. Các kiểu giới hạn tìm kiếm hàm find and replace trong Excel

Hàm find and replace trong Excel

1. Tìm kiếm theo định dạng text, hoặc định dạng ô (cell)

Excel có khả năng phân biệt các ký tự, từ hoặc cả cụm từ trong cell dựa theo định dạng màu sắc của chữ, màu sắc của ô, các kiểu in đậm, in nghiêng hay gạch chân của chúng trong cell đó.

Để giới hạn kết quả tìm kiếm theo định dạng thì khi gọi hộp thoại hàm find and replace trong excel, chúng ta click vào nút để gọi các tiêu chí giới hạn tìm kiếm xuất hiện.

Find and Replace

Find What:

 

Within:SheetWorkbookMatch case

Search:By RowsBy ColumnsMatch entire cell contents

Lookin:FormulasValuesComments

 

Nếu bạn tìm kiếm theo kiểu định dạng màu ô, hoặc màu chữ thì không cần phải nhập từ khóa vào hộp thoại Find What mà thay vào đó, chúng ta click chuột vào nút để thiết lập các định dạng tìm kiếm, kiểu thiết lập này cũng giống như lúc bạn định dạng ô trong bản báo cáo. Khi thiết lập xong thì nút sẽ chuyển thành nút lúc này chúng ta chỉ cần click vào nút Find All hoặc Find Next là có thể tìm kiếm những ô có cùng định dạng với thiết lập trên.

Tuy nhiên, khi bạn muốn giới hạn nhỏ hơn nữa khi có nhiều hơn 1 ô có cùng định dạng nhưng chứa text khác nhau thì ta nhập text cần tìm vào ô Find What để tìm. Lúc này Excel sẽ loại bỏ các ô có cùng định dạng nhưng không chứa text giống như text trong hộp Find What.

2. Giới hạn theo khu vực tìm kiếm

Như hình trên sau khi mở rộng Option tìm kiếm thì ta thấy có các tiêu chí giới hạn sau:

Option: Within: Có 2 tùy chọn là Sheet và Workbook. Khi bạn chọn Sheet thì Excel chỉ tìm kiếm trong khu vực của Sheet hiện hành, ngược lại nó sẽ tìm kiếm trên toàn file nếu bạn chọn Workbook.
Option: Search: nhằm giới hạn tìm kiếm theo hàng (By Row) hoặc theo cột (Column).

Tùy chọn này chúng ta chỉ định ngoài trang tính (sheet) và không cần thiết lập trong hộp thoại này bằng cách click chuột chọn 1 hoặc 1 số dòng để giới hạn tìm kiếm theo dòng (By Row) hoặc chọn 1 hoặc 1 số cột để giới hạn theo cột (by Column).

Option: Lookin: Chỉ định tìm kiếm Text chứa trong công thức (Formulas), chứa trong comments hay là giá trị của ô (giá trị có thể là dạng text, số, hoặc kết quả trả về của 1 hàm).

Ngoài ra ta có thêm 2 tùy chọn nhỏ nữa là:

Match case: cho phép tìm kiếm ký tự chính xác theo kiểu định dạng viết hoa hay viết thường.
Match entire cell contents: tìm kiếm chính xác tất cả nội dung trong cell.

II. Chức năng Replace

Để thực hiện chức năng Replace ta chỉ cần bấm vào nút để gọi thêm box để thiết lập giá trị cần thay thế cho kết quả tìm được ở chức năng Find trong excel như hình bên dưới.

Find and Replace

    Find What:  
Replace With:

 

 Within:SheetWorkbookMatch case

Search:By RowsBy ColumnsMatch entire cell contents

Lookin:FormulasValuesComments
        

Sau khi thiết lập chức năng Find, ta có thể thực hiện tìm kiếm (Find hoặc Find All) trước rồi bấm nút Replace để tiến hành thay thế. Hoặc chúng ta có thể bấm nút Replace hoặc Replace All luôn.
Chức năng Replace trong excel là dùng để thay thế text trực tiếp trong ô, còn  Hàm Substitute hoặc Hàm Replace mà chúng ta đã học trước đây cũng dùng để thay thế nhưng trả về kết quả ở ô khác (ô chứa công thức được thiết lập).

Giờ thì, bạn hãy mở một file Excel bất kỳ và thử nghiệm từng loại tìm kiếm.
Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng hàm Find and Replace trong Excel. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cách sử dụng Excel tại Kyna.vn. Chúc bạn thành công!

Kyna.vn sưu tầm

 



  • Bạn sẽ học được gì?

    • Gia tăng năng suất làm việc, cải thiện kết quả, tiết kiệm thời gian cho công việc
    • Khả năng soạn thảo, trình bày văn bản độc đáo, gây ấn tượng bằng MS Words
    • Tính toán nhanh, dùng đúng hàm, đưa ra các bản báo cáo, số liệu chính xác bằng Excel
    • Thiết kế bài thuyết trình đẹp mắt, chuyên nghiệp, hấp dẫn người xem bằng Power Point
    • Có những kỹ năng sử dụng windows 10 thành thạo, kỹ năng sử dụng Internet, kỹ năng sử dụng các chương trình thông dụng trên máy tính
    • Biết cách bảo vệ những tài khoản Gmail, Facebook tránh bị hack

    Đối tượng

    • Nhân viên văn phòng (thủ quỹ, kế toán, kinh doanh…)
    • Thư ký giám đốc
    • Lãnh đạo các cấp, trưởng phòng, những ai hay phải thuyết trình, làm diễn giả
    • Sinh viên cần trau dồi để làm luận văn, thuyết trình bài tập…

    ƯU ĐÃI ĐẾN 75%

    LÀM CHỦ KỶ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG CÙNG CHUYÊN GIA

    Giảng viên Nguyễn Văn Hòa, MOS Master

    Nguyễn Khánh Tùng, Quản trị viên diễn đàn an ninh mạng Việt Nam WhiteHat

    GIÁ CHỈ 399.000đ (học phí gốc 1.600.000đ)


    Bộ phận tư vấn sẽ liên hệ sớm với bạn. Mọi thông tin chi tiết hơn về khóa học sẽ được tư vấn thông qua cuộc gọi này

Share.
close-link