5 Bước viết Email Follow Up đạt hiệu quả cao

Đầu tiên, ta nên hiểu Email Follow Up là gì? Đó là một loại Email nhằm mục đích nhắc nhở, thường được gửi sau một cuộc họp, hội thảo, hay phỏng vấn. Mục đích thường là để hỏi thêm thông tin, hẹn gặp hay cảm ơn…Vậy làm thế nào để soạn thảo một Email Follow Up thành công? 

Khi viết Email Follow Up, mọi người thường hay dùng những cụm từ như:

• Mở mail ngay để nhận…
• Nếu là tôi thì tôi sẽ mở liền tay email để …
• Bạn muốn xem…

Những từ ngữ như trên hay được dùng lặp đi lặp lại nhiều lần bởi nhiều người nhưng lại không có hiệu quả cao. Bởi vì các cụm từ này không thể hiện được sự nhiệt tình của người viết. Nói chung, khách hàng không chỉ muốn xem qua – mà họ còn muốn đọc thấy một điều gì đó có giá trị trong Email.

5 bước để có cách viết email Follow Up hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu Email

Bạn nên làm rõ các mục tiêu của mình trước khi viết một Email Follow Up. Điều này giúp bạn đưa ra Call – To – Action phù hợp.

3 mục tiêu cơ bản của một Email Follow Up là:

Cung cấp thông tin:

Email Follow Up giúp bạn hỏi người nhận về thông tin mà bạn chưa nắm rõ, cập nhật tình trạng hợp đồng, hay để quyết định xem bạn có muốn nhận công việc đó hay không.

Hẹn gặp mặt:

Bạn có thể sử dụng Email Follow Up để hỏi ý kiến người nhận, mời thầu, xin được giúp đỡ hay khảo sát thái độ của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn.

Chỉ để hỏi thăm hay cảm ơn:

Trong trường hợp bạn đã lâu không liên lạc với ai đó nhưng muốn chúc mừng khi công ty họ có tin vui hoặc chia sẻ một dấu mốc quan trọng mà bạn vừa làm được, viết Email Follow Up để hỏi thăm, cảm ơn sẽ có tác dụng lớn.

Các mẫu Email Follow Up chào hàng hiệu quả

Tưởng tượng rằng bạn vừa gặp một khách hàng tiềm năng để thảo luận về sản phẩm/dịch vụ của công ty. Cuộc nói chuyện diễn ra suôn sẻ do đó bạn muôn sắp xếp một cuộc gặp mặt khác để tiếp tục thương thuyết với họ. Vì thế, bạn cần soạn một Email Follow Up để “Hẹn gặp mặt”.

Dưới đây là một số mẫu Email hiệu quả đã được sử dụng bởi các nhân viên bán hàng thành công:

Mẫu 1:

Tiêu đề email: Cảm ơn anh Phong vì đã dành thời gian nói chuyện hôm nay!

Dear anh Phong,

Cảm ơn anh đã dành thời gian quý báu trong ngày để chia sẻ về công ty cũng như các khó khăn anh đang phải đối mặt và mục tiêu mà anh đặt ra.

Nếu anh muốn biết thêm về cách xử lý vấn đề mà công ty anh gặp phải của các công ty khác như thế nào, em rất sẵn lòng gọi điện để nói chuyện thêm. Nếu anh không phiền thì anh em mình có thể thảo luận thêm về các khó khăn của anh, biết đâu em có thể giúp đỡ được cho anh.

Anh có rảnh vào lúc 1 giờ chiều thứ Ba tới không ạ?

Cảm ơn anh lần nữa vì ngày hôm nay đã đến nói chuyện với em. Em mong rằng sẽ sớm nhận được phản hồi từ anh!

[Ký tên]

Bước 2: Mở đầu bằng ngữ cảnh

Bạn và người nhận mail có người bạn chung hay sở thích chung nào không? Nếu hai người không thân thiết với nhau, đề cập đến một điểm chung có thể là cách mở đầu Email khiến họ nhớ đến bạn. Hãy thử nhấn mạnh Email hay lần nói chuyện đầu tiên giữa hai người để họ dễ dàng hồi tưởng và phản hồi hơn.

Tham khảo những mở đầu của cách viết Email hiệu quả sau đây:

– Anh vừa gặp em tuần trước ở [sự kiện hay địa điểm].

– Buổi nói chuyện với chị tại [sự kiện] đã truyền cảm hứng cho em về…

– [Tên người bạn] đã gợi ý mình liên lạc với bạn.

– Lần cuối chị nói chuyện với em..

– Anh có nhớ email Follow Up em vừa gửi vài tuần trước về [chủ đề]…

Mẫu 2:

Tiêu đề email: Chị có bất kỳ thắc mắc nào không ạ?

Kính gửi chị Thảo,

Lần trước chị có dặn em liên lạc lại để giới thiệu thêm về chính sách thanh toán và ưu đãi của dự án.

Vì thế, em viết email để gửi cho chị các thông tin liên qua. Chị có thắc mắc hay cần thêm thông tin gì không ạ?

Nếu chị có câu hỏi nào thì gọi cho em để trao đổi thêm nhé.

Trân trọng,

[Ký tên]

Bước 3: Tuyên bố mục tiêu rõ ràng

Ngay từ đầu thư, bạn nên đi thẳng vào mục đích viết Email Follow Up. Ví dụ: Đừng nói là “Em mời chị đi cà phê để học hỏi kinh nghiệm làm việc của chị được không?”. Thay vào đó, hãy nói “Em muốn mời chị đi uống cà phê để học hỏi về kinh nghiệm đạt doanh số của chị. Em chật vật mãi mà không đạt được chỉ tiêu”. Nội dung Email càng cụ thể càng tiết kiệm thời gian cho người nhận, giúp họ dễ dàng hiểu các yêu cầu của bạn. Do đó bạn đạt được mục tiêu của mình dễ dàng hơn.

Những cách phổ biến để diễn đạt mục đích viết Email như:

• Em muốn mời anh/chị tham gia [sự kiện] này. Em nghĩ rằng chương trình này đem lại nhiều điều bổ ích cho công việc của anh/chị tại [Công ty].
• Như đã hứa, tôi gửi bạn link của nhà phát triển này [link]. Hy vọng có thể giúp ích cho việc phát triển website của bạn.
• Nếu bạn chia sẻ thêm với tôi về [chủ đề] này thì tốt quá. Tôi cũng đang làm mấy việc tương tự thế ở công ty.

Mẫu 3:

Tiêu đề mail: Chào mời cuộc gặp

Chào Lan,

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian nói chuyện với mình ngày hôm nay. Nói chuyện với bạn về [chủ đề] này thực sự rất thú vị và bổ ích. Cảm ơn bạn vì đã đưa ra những lời khuyên hữu ích về cách tìm việc ở [lĩnh vực].

Mình nhớ là bạn có nói bộ phận của bạn ở [công ty] đang tìm một đại diện bán hàng đúng không? Mình muốn giới thiệu X cho bạn. X đã từng làm công việc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho [công ty]. Mình nghĩ là X sẽ phù hợp với bộ phận của bạn đấy.

Cảm ơn Lan lần nữa vì đã đưa ra lời khuyên cho mình. Mong rằng bạn nhanh chóng thiết kế xong phần mềm beta. Giữ liên lạc nhé.

Trân trọng,

[Tên]

Bước 4: Soạn chủ đề email

Một nghiên cứu vào năm 2014 phân tích 6.4 triệu mail của các nhân viên sale tại Hubspot đã phát hiện ra những cách viết Email hiệu quả với chủ đề như sau:

• Sử dụng số lượng và thời gian cụ thể. So với các mail có sử dụng thời gian và số lượng cụ thể trong tiêu đề, những Email dùng từ chung chung như “Nhanh chóng” ít được mở hơn 17%.
• Tạo giọng điệu khẩn cấp bằng cách dùng từ “Ngày mai”. Các Email có từ “Ngày mai” trong chủ đề mail được mở nhiều hơn 10% so với các mail không có.
• Không ghi tiêu đề. Những Email không có tiêu đề lại được mở nhiều hơn 10% so với các Email khác.

Mẫu Email Follow Up sau khi vừa nộp đơn xin việc:

Mẫu 4

Tiêu đề email: 3 lý do chứng minh em là ứng cử viên phù hợp với công ty.

Kính gửi chị Hoa,

Tên em là [tên]. Qua nhóm tuyển dụng trên Facebook, em được biết công ty chị đang tìm kiếm nhân viên cho [vị trí].

Em nghĩ rằng, em là một ứng viên phù hợp cho [vị trí] với [bộ phân] vì những lý do sau đây:

– Em là một người ham học hỏi. Em rất chăm chỉ và không ngừng học những điều mới qua sách vở, blog, báo đài [kênh đài yêu thích nhất của em là…].

– Em có các tố chất như:

– Em đã tìm hiểu và có niềm tin vào sự phát triển của [công ty].

Em có đính kèm CV và một video trình bày lý do vì sao em sẽ là một thành viên phù hợp với bộ phận của chị. Bên cạnh đó, em cũng gửi kèm cả các website và mẫu dự án mà em đã từng làm trươc đây trong [vị trí] .

Em hy vọng sớm nhận được phản hồi của chị.

Em xin cảm ơn.

Ký tên,

Bước 5: Quyết định thời điểm gửi email

Không chỉ biết cách viết Email, bạn còn cần quyết định thời gian thích hợp để gửi mail nữa. Dưới đây là một số khung thời gian gợi ý để gửi mail Follow Up thường được sử dụng:

– 24 giờ

Gửi Email cảm ơn sau khi tham gia một cuộc họp, phỏng vấn, hội thảo.

– 48 giờ

Gửi Email Follow Up sau khi nộp đơn xin việc.

– 1-2 tuần

Mời tham gia một cuộc họp hay khi không nhận được thư offer công việc dù đã phỏng vấn.

– Mỗi 3 tháng

Hỏi thăm ai đó.

Hi vọng những bước làm trên sẽ giúp bạn có được những chiến dịch email phù hợp và chốt được nhiều đơn hàng hơn cho doanh nghiệp mình!

Nguồn: Theo Linkleads dịch – Kyna biên soạn